Privacyverklaring

De Avond4daagse Oosterwolde wordt georganiseerd door “Samen Lopen Oosterwolde” samen met Stiching Scala, hierna te noemen: de organisatie.

De organisatie hecht veel waarde aan bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en te controleren informatie geven over hoe we om gaan met persoonsgegevens.

We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom nauwkeurig om met persoonsgegevens. De organisatie houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat we in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot alleen die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als we deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, maar niet als dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten over uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als organisatie zijn we verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door de organisatie verwerkt voor de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinde;
• Communicatie over de opdracht en, of uitnodigingen;
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeengekomen opdracht.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de organisatie de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geboortedatum.

Uw persoonsgegevens worden door de organisatie opgeslagen voor bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door de organisatie verwerkt voor de volgende doelstelling(en):

• Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De nieuwsbrief inschrijving.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de organisatie de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door de organisatie opgeslagen voor bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Toestemming publicatie foto’s en video’s

Beste ouder, verzorger of deelnemer,

Tijdens de Avondvierdaagse maken we gebruik van fotografen om alles op de gevoelige en gezellige plaat vast te leggen. Ook uzelf, uw zoon of dochter kan op deze foto’s (en soms in video’s) te zien zijn.

Natuurlijk gaan we nauwkeurig om met foto’s en video’s. We plaatsen geen foto’s waardoor personen schade kunnen ondervinden. We plaatsen bij foto’s en video’s geen namen van personen. Toch vinden we het belangrijk om uw toestemming te vragen voor het gebruik van deze foto’s en video’s. Het is goed mogelijk dat u niet wilt dat foto’s op internet verschijnen.

Zonder bericht gaan we ervan uit dat alle deelnemers van de avondvierdaagse akkoord met het gebruik van beeltenis in druk, op foto, film, video, e.d. voor promotionele doeleinden van de organisatie zonder vergoeding te claimen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen we aan derde partijen verstrekken als dit nodig is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken we gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de administratie;
• Het verzorgen van de digitale inschrijving.

We geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkingsovereenskomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken we hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen we de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, mits dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen we medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Ook kunnen we persoonsgegevens delen met derden als u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

We verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

We verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) als daarvoor schriftelijk toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

De organisatie bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt of vanwege de wet is vereist.

Beveiliging

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens de organisatie van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• We maken backups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische gebeurtenissen;
• We testen en bespreken regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten over uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die we van u ontvangen hebben. Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. We kunnen u vragen om te legitimeren voordat we gehoor kunnen geven aan deze verzoeken.

Mogen we uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen we u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Personsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit over privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerking heeft, neem dan contact met ons op.

Contactgegevens

Avond4daagse Oosterwolde
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.